Hoe verloopt de procedure?
De procedure voor de behandeling van een melding ligt formeel vast.
1. Ontvangstmelding
Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal jouw melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:
- je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
- je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
- het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van jouw identiteit in gevaar brengt.
2. Meer informatie over je melding
Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met jouw melding gebeurde.
- Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd
- of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
Let wel: in sommige gevallen kan deze termijn van drie maanden verlengd worden.
Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van jouw melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.
Wat is een klokkenluider?
Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Niet enkel personeelsleden kunnen klokkenluiders zijn, maar ook andere personen die met het lokaal bestuur van Laarne samenwerken, zoals bijvoorbeeld consultants, leveranciers, sollicitanten, …
Wat is het verschil tussen een klokkenluidersmelding en een klacht?
Een klokkenluidersmelding gaat over de melding van informatie over inbreuken die verkregen is in het kader van werk-gerelateerde activiteiten. Die personen lopen na melding het risico op represailles. De klokkenluidersregeling biedt dus een bescherming aan personen die economisch kwetsbaar zijn tegenover de persoon van wie zij de facto afhankelijk zijn voor hun werk.
Wanneer er geen sprake is van een dergelijke werk-gerelateerde machtsongelijkheid, bijvoorbeeld bij burgers, is de bescherming tegen represailles niet nodig. Onze inwoners kunnen dus gebruik maken van de klachtenregeling.
De algemeen directeur is overeenkomstig het Vlaams Bestuursdecreet het intern meldpunt voor personeelsleden van het lokaal bestuur, maar kan dit delegeren. In Laarne is dit gedelegeerd naar de vertrouwenspersoon. Kan de inbreuk doeltreffend intern worden behandeld? En is de klokkenluider van mening dat er geen risico op represailles bestaat? Dan wordt de melding bij voorkeur intern gemaakt.
Inbreuk
Het Bestuursdecreet definieert het begrip ‘inbreuk’ in het verlengde van de ruime definitie van ‘onregelmatigheid’ in onze huidige rechtspositieregeling. Alle inbreuken op wetgeving die in Laarne van toepassing is, kunnen het voorwerp uitmaken van een klokkenluidersmelding. Het gaat dan om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt.
Garanties en bescherming
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
De nieuwe regeling voorziet een verbod op represailles. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.