De organisator dient tenminste veertien weken vóór de datum van de wedstrijd bij iedere bevoegde burgemeester een aanvraag tot vergunning in.
De gemeente, in samenspraak met de politie, bepaalt in de vergunning onder meer hoeveel signaalgevers er nodig zijn voor het verzekeren van de veiligheid op de kruispunten op het parcours van de wedstrijd.
Dit besluit geldt ook voor alle-terreinwedstrijden, zoals de cyclocrossen, mountainbikewedstrijden en voor de wedstrijden waar een gedeelte met de fiets gereden wordt, zoals de dua- en triathlons. Deze vallen onder dit besluit, zelfs als de wedstrijden niet plaatsvinden op de openbare weg.
De referentieburgemeester (bepalend voor de gemeente waar je de aanvraag naar richt) is:
- de burgemeester van de gemeente van de aankomst van de wielerwedstrijd;
- de burgemeester van de gemeente van start wanneer de aankomst van de wielerwedstrijd in het buitenland ligt;
- de burgemeester van de gemeente waar de wielerwedstrijd het Belgisch grondgebied binnenkomt, indien noch de start noch de aankomst plaatsvinden in België.
Bij de organisatie van een wielerwedstrijd in de gemeente Laarne is het noodzakelijk dat de wielerwedstrijd ook wordt aangegeven als "evenement" via het evenementenloket. (Bijv. voor de aanvraag gebruik gemeentelijk materiaal)