Het lokaal bestuur zet volop in op het digitaliseren van een aantal processen. We streven er naar om de “papieren” administratie waar het kan en waar het mag zo veel mogelijk af te bouwen. We proberen zo veel mogelijk digitale invulformulieren ter beschikking te stellen via het gemeentelijk e-loket. Sinds 01 januari 2021 wordt ook reeds een groot deel van de uitgaande briefwisseling en bijhorende beslissingen “digitaal” getekend.
Het digitaliseren heeft meerdere voordelen : dossiers kunnen backoffice gemakkelijker aan elkaar worden gelinkt, minder papier is beter voor het milieu, e-mail zendingen gaan vlugger dan met de klassieke post, digitale invulformulieren zijn gemakkelijker leesbaar dan papieren documenten enz…
Wellicht hebben sommige burgers en of verenigingen reeds gemerkt dat de communicatie onderling reeds een tijdje digitaal verloopt. Dat is op zich ook niet zo verwonderlijk. Diverse softwaresystemen/platformen (bijvoorbeeld : het omgevingsloket, of eaglebe) communiceren reeds in twee richtingen : van de burger naar de overheid en omgekeerd.
Voor procedures waarvoor het initiatief bij burgers of externe overheden ligt, wordt, als ze bij het starten van een procedure er zelf voor kiezen gebruik te maken van uitwisseling van berichten via elektronische weg, dit begrepen als een uitdrukkelijke toestemming. Als een burger er bijvoorbeeld voor kiest om een aanvraag, beroep of klacht via e-mail in te dienen, dan gaat hij/zij akkoord met het feit dat de volledige afhandeling van de procedure via elektronische weg zal verlopen. Dit heeft onder meer voor gevolg dat steeds meer dossiers via e-mail communicatie worden afgehandeld.
Sinds kort is het lokaal bestuur ook gemachtigd om te communiceren met de burger en de onderneming via de federale eBox.
De federale eBox is de digitale brievenbus van iedere persoon. Deze is gekoppeld aan het rijksregisternummer. Er bestaat een eBox voor een burger, maar ook voor ondernemers en organisaties. Een groot verschil is dat burger hun eBox actief moeten activeren. Bij organisaties, zoals bij de lokale besturen, is deze automatisch geactiveerd.
Een uitgebreidere beschrijving van de werking, het gebruik en de rechtsgevolgen van de eBox voor de burger en de onderneming kan u lezen op bijkomende gemeentelijke webpagina’s.
Opmerking :
“Laarne optimaal digitaal” betekent niet dat de burger verplicht wordt om alles digitaal in te vullen of door te sturen (tenzij hogere wetgeving dit wel oplegt, cfr het omgevingsloket). Het lokaal bestuur zal waar het kan nog altijd “papieren” aanvraagformulieren ter beschikking houden voor hen die deze weg verkiezen. Ook zullen er nog altijd brieven met de post worden verstuurd als er geen andere mogelijkheid is of als de burger daar voor kiest.