Buitenlandse documenten registreren in België
Om buitenlandse akten of rechterlijke beslissingen te kunnen voorleggen in België, moeten ze worden gelegaliseerd door de bevoegde autoriteit. Hiervan kan worden afgeweken door middel van multilaterale of bilaterale overeenkomsten.
De bekendste multilaterale overeenkomst is het Apostilleverdrag van 's Gravenhage dd. 5 oktober 1961 dat een vereenvoudigde procedure van legalisatie regelt, dit d.m.v. het aanbrengen van een apostille. Dit zorgt voor een onderscheid tussen de zogehete volledige legalisatie en de apostille.
Zowel legalisatie als apostille spreekt zich uit over de vorm, niet over de inhoud. Het bevestigt louter de handtekening van de (buitenlandse) ambtenaar die een document ondertekende, het zegel of de stempel op het document echt is. Het bevestigt eveneens of de persoon die het document ondertekende daarvoor bevoegd was.
Volledige legalisatie
Bij legalisatie wordt de oorsprong van een document gecontroleerd. Legalisatie is de officiële bevestiging door de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België dat:
- de handtekening van de (buitenlandse) ambtenaar die een document ondertekende,
- het zegel of
- de stempel op het document echt is.
- Of dat de persoon die het document ondertekende daarvoor bevoegd was.
Bij legalisatie is er vaak sprake van een verplichte legalisatie door meerdere personen, de zogenaamde legalisatieketen of legalisatie in cascade. Hierbij wordt niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf gelegaliseerd, maar ook de handtekening van de ambtenaar die het stuk legaliseert.
Elke handtekening, zegel of stempel wordt gelegaliseerd door degene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, zegel of stempel kent. Bijvoorbeeld legalisatie door de lokale ambtenaar van de burgerlijke stand, Ministerie van Justitie of Ministerie van Buitenlandse Zaken en pas dan door een Belgische ambassade of een Belgisch consulaat.
Apostille
Apostille is een verkorte vorm van legalisatie (certificaat met vermelding ‘convention de la Haye’). Is het land aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan brengt de bevoegde buitenlandse overheid de apostillestempel aan. Na het plaatsen van een apostillestempel kan men het document direct gebruiken in België (zonder de Belgische consulaire post te passeren).
Een overzicht van deze bevoegde buitenlandse overheden, moet je zoeken op de lijst van het Apostilleverdrag.
Europese-legalisatie-verordering (16/02/2019) (meertalige vertaalhulpen binnen de EU)
Daarbovenop heeft de Europese Unie een verdere vereenvoudiging doorgevoerd voor haar lidstaten waarbij bepaalde documenten worden vrijgesteld van legalisatie. De Apostille valt hierdoor weg binnen Europa. De bedoeling is komaf te maken met de bureaucratie die de burger ondervindt en de kosten die hij moet betalen wanneer hij een openbaar document, afgegeven door een EU-land, wil voorleggen aan een andere EU-land. Openbare documenten zijn alle administratieve stukken (ook akten en attesten afgeleverd door dienst burgerzaken), notariële akten, gerechtelijke beslissingen, consulaire akten over
- geboorte;
- overlijden;
- naam;
- huwelijk (de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat);
- echtscheiding, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van het huwelijk;
- geregistreerd partnerschap (de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap);
- ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap;
- afstamming, met inbegrip van adoptie;
- woon- en verblijfplaats;
- nationaliteit;
- de afwezigheid van een strafblad;
- actief of passief kiesrecht bij verkiezingen voor het Europees Parlement of bij gemeenteraadsverkiezingen.
De bedoeling is om via vertaalhulp onder de vorm van een meertalig modelformulier (genereert vanuit DABS/WinABS of via e-Justice) het document te vertalen zonder tussenkomst van een beëdigd vertaler.
Internationaal uittreksel uit de akten van de burgerlijke stand
Heel wat landen aanvaarden bovendien een internationaal uittreksel uit de burgerlijke stand (model CIEC-16 of model CIEC-34). Dit document is meertalig en vrijgesteld van een beëdigde vertaling en meestal ook van een apostille of legalisatie.
Vermijd dus onnodige kosten en ga steeds op voorhand goed welk document je nodig hebt en in welke vorm dit moet voorliggen.